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Ein Mitarbeitender im Lager hat einen Lieferschein vor sich. Darauf stehen die Artikelnummer und eine kurze Artikelbezeichnung. Für ihn ist daraus aber nicht eindeutig ersichtlich, welches Produkt gemeint ist. Also gleicht er die Artikelnummer nochmals mit dem Produkt oder dem System ab, bevor er weiterarbeiten kann. Einmal ist das kein Problem. Wenn dieser zusätzliche Kontrollschritt aber bei vielen Aufträgen immer wieder nötig ist, kostet er Zeit und wird im Arbeitsalltag mühsam. Die Lösung scheint einfach: Auf dem Lieferschein soll zusätzlich die ausführliche Artikelbezeichnung angezeigt werden. Dafür muss in der Lieferscheinvorlage lediglich ein zusätzliches Feld ergänzt werden.
Eigentlich keine grosse Sache. Trotzdem kann aus dieser kleinen Optimierung schnell ein längerer Prozess werden. Denn die Lieferscheinvorlage lässt sich oft nicht einfach dort anpassen, wo der Bedarf entsteht. Ist die Vorlage direkt im ERP-System oder WMS hinterlegt, sind selbst kleine Änderungen häufig nicht ohne Weiteres möglich. Aus dem zusätzlichen Feld wird so schnell mehr Aufwand, als die eigentliche Anpassung vermuten lässt.
Wo geht bei Vorlagenänderungen die meiste Zeit verloren?
Die meiste Zeit geht nicht beim Einfügen des zusätzlichen Feldes verloren, sondern auf dem Weg bis zur Umsetzung. Eine solche Anfrage läuft oft über mehrere Personen oder Stellen. Bei jeder Übergabe können Rückfragen, Abstimmungen und Wartezeiten entstehen.
Genau dies zeigt sich an folgendem Beispiel: Der Power User hat zwar bereits geklärt, dass die ausführliche Artikelbezeichnung auf den Lieferschein gehört. Kann er die Vorlage nicht selbst anpassen, muss die Anfrage weitergegeben werden. Verfügt das Unternehmen über eigene Entwickler, landet sie intern bei der zuständigen Person. Fehlen diese Ressourcen, geht die Anpassung an den externen Softwarelieferanten beziehungsweise dessen Entwicklungsteam. Dort ist das zusätzliche Feld ein Ticket unter vielen. Muss parallel ein grösserer Fehler im System behoben werden, hat dieser verständlicherweise Vorrang und die Anpassung am Lieferschein rutscht nach hinten. Auch Rückfragen oder Ferienabwesenheiten der beteiligten Personen können den Prozess weiter verlängern. Bei jeder Übergabe muss zudem jemand verstehen, was genau geändert werden soll – obwohl der Bedarf fachlich längst geklärt ist. Für den Power User bedeutet das: Er kennt das Problem und weiss, welche Änderung helfen würde, hat aber wenig Einfluss darauf, wann sie tatsächlich umgesetzt wird. Das zusätzliche Feld selbst ist also nicht kompliziert. Zeit kosten vor allem die Übergaben, Prioritäten und Wartezeiten auf dem Weg bis zur tatsächlichen Änderung.
Was bedeutet ein fehlendes Feld für den Logistikalltag?
Im Lager zeigt sich der Nutzen eines zusätzlichen Feldes nicht auf dem Papier, sondern im Ablauf. Der Lieferschein ist dort ein Arbeitsdokument. Fehlt eine Information, die für die eindeutige Zuordnung eines Artikels gebraucht wird, muss der Mitarbeitende den eigentlichen Arbeitsschritt unterbrechen und die fehlende Information anderweitig prüfen. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer kleinen Layout-Anpassung und einer sinnvollen Verbesserung des Arbeitsablaufs. Die ausführliche Artikelbezeichnung verändert den Prozess nicht grundsätzlich, sie nimmt aber einen wiederkehrenden Kontrollschritt heraus. Bei einzelnen Aufträgen wirkt das unspektakulär. Über viele Lieferscheine und Arbeitstage hinweg kann genau dieses kleine Feld aber spürbar Zeit sparen.
Für den Power User ist deshalb nicht entscheidend, ob jemand eine Vorlage einfach anders gestaltet haben möchte. Er muss beurteilen, ob eine Änderung die Arbeit tatsächlich erleichtert. Ob ein Feld weiter oben oder unten steht, kann Geschmackssache sein. Wenn die ausführliche Artikelbezeichnung dagegen dafür sorgt, dass ein Produkt direkt erkannt wird und ein zusätzlicher Abgleich entfällt, ist der Nutzen klar. Darum sind solche Anpassungen mehr als reine Kosmetik. Ein einziges zusätzliches Feld kann im Alltag viele kleine Unterbrechungen vermeiden und damit auf Dauer einiges an Arbeit sparen. Wenn solch ein einziges zusätzliches Feld im Alltag so viel bewirken kann, sollte seine Umsetzung nicht zum langwierigen Prozess werden.
Wie Docugate dafür sorgt, dass eine kleine Änderung am Lieferschein auch wirklich klein bleibt
Damit kleine Anpassungen nicht jedes Mal den Weg über Entwicklung oder Softwarelieferanten nehmen müssen, kann der Power User die Lieferscheinvorlagen mit Docugate zentral und eigenständig verwalten. Das ERP oder WMS ist dabei über eine Schnittstelle angebunden und stellt die benötigten Daten bereit. Auch weitere bestehende Systeme lassen sich integrieren. Die Anbindung kann durch den Kunden selbst erfolgen, ohne dass dafür zusätzlicher Entwicklungsaufwand seitens Leuchter nötig ist. Für die Erstellung des Lieferscheins werden die bereitgestellten Daten übernommen und gemäss der zentral gepflegten Vorlage an den vorgesehenen Stellen eingesetzt. In unserem konkreten Beispiel bedeutet das: Ist die ausführliche Artikelbezeichnung bereits über die Anbindung verfügbar, kann ein berechtigter Power User die Lieferscheinvorlage direkt öffnen und das zusätzliche Feld selbst ergänzen. Anschliessend lässt sich der angepasste Lieferschein testen und die Änderung produktiv setzen. Für diese reine Vorlagenanpassung braucht es keinen zusätzlichen Entwicklungsauftrag und die Änderung ist schnell umgesetzt.
So bleibt die Änderung dort, wo sie hingehört: in der Vorlage. Der Power User muss nicht erst mehrere Stellen durchlaufen oder auf freie Entwicklerressourcen warten. Und im Lager kann mit dem angepassten Lieferschein direkt weitergearbeitet werden. Die ausführliche Artikelbezeichnung steht dort, wo sie gebraucht wird – ohne lange Wartezeiten und ohne unnötige Abhängigkeit von weiteren Beteiligten.