Jeder, der im Berufsleben mit E-Mails arbeitet, kennt sie: Die E-Mail-Signatur. Doch in Gesprächen mit IT-affinen Personen oder im Kontext von Cyber Security taucht häufig auch der Begriff „digitale Signatur“ oder «E-Mail-Verschlüsselung» auf. Obwohl sie ähnlich klingen, stecken dahinter zwei völlig unterschiedliche Dinge. In diesem Blogpost erklären wir, worin die Unterschiede zwischen einer klassischen E-Mail-Signatur und einer digitalen Signatur von E-Mails bestehen.
Die klassische E-Mail-Signatur: Deine Absenderinformationen
Unter einer E-Mail-Signatur versteht man den Textblock, der am Ende jeder E-Mail angehängt werden kann. Die Signatur enthält meist den Namen, die Position, die Firma, Kontaktdaten und manchmal noch einen rechtlichen Hinweis oder ein Firmenlogo. Die E-Mail-Signatur ist quasi eine digitale Visitenkarte. Hier ein Beispiel:
Die E-Mail-Signatur wird vom E-Mail-Programm bzw. mit einem Werkzeug wie Signgate oder Docugate E-Mail Signatures automatisch hinzugefügt und dient der Information und dem professionellen Auftreten. Sie hat jedoch keinerlei rechtliche Aussagekraft hinsichtlich der Echtheit oder Unverfälschtheit der E-Mail.
Die digitale Signatur einer E-Mail: Mehr als nur ein Name unter der Mail
Ganz anders sieht es bei der digitalen Signatur einer E-Mail aus. Hierbei handelt es sich nicht um einen Text, sondern um ein technisches Verfahren, das sicherstellt, dass die Nachricht tatsächlich vom Absender stammt und auf dem Weg nicht manipuliert wurde. Die digitale Signatur basiert auf Verschlüsselung und elektronischen Zertifikaten.
Mit einer digitalen Signatur wird eine E-Mail mit einem einzigartigen digitalen „Siegel“ versehen. Dieses Siegel lässt sich von Empfängern überprüfen – so kann garantiert werden, dass der Absender echt ist und die Nachricht unverändert angekommen ist. Gerade bei vertraulichen oder rechtlich relevanten E-Mails ist das ein grosser Vorteil.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
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Merkmal |
E-Mail-Signatur |
Digitale Signatur einer E-Mail |
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Was ist es? |
Textblock am Ende der E-Mail |
Elektronisches Siegel zur Authentifizierung |
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Wie wird sie erstellt? |
Automatisch vom Mailprogramm eingefügt und zentral mit Docugate E-Mail Signatures gesteuert. |
Mit Hilfe eines Zertifikats und Verschlüsselung bzw. mit Secure Mail |
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Rechtliche Bedeutung |
Keine |
Kann rechtlich verbindlich sein |
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Zweck |
Kontaktinformationen, Corporate Design/Identity |
Nachweis der Echtheit und Integrität der E-Mail |
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Prüfbarkeit |
Jeder kann sie schreiben oder ändern |
Nur mit passendem Schlüssel überprüfbar |
Wann braucht man was?
Im Alltag reicht die klassische E-Mail-Signatur meist vollkommen aus, um professionell aufzutreten und dem Empfänger alle wichtigen Infos zu liefern. Sobald jedoch sensible Daten, Vertraulichkeit oder rechtliche Verbindlichkeit eine Rolle spielen, kommt die digitale Signatur oder sogar Verschlüsselung von E-Mails ins Spiel. Viele Unternehmen setzen daher beides ein: Die E-Mail-Signatur für den guten ersten Eindruck, die digitale Signatur für die Sicherheit.
Fazit
Auch wenn die Begriffe ähnlich klingen: Die E-Mail-Signatur und die digitale Signatur von E-Mails erfüllen ganz unterschiedliche Aufgaben. Während die eine für Wiedererkennung und Professionalität sorgt, garantiert die andere Sicherheit und Verlässlichkeit in der digitalen Kommunikation. Wer beide einsetzt, ist auf der sicheren Seite – sowohl in Sachen Stil wie auch bei rechtlichen oder sicherheitsrelevanten Fragen.
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Text und Bild erstellt mithilfe von Microsoft Copilot und Hubspot AI.
