Zuletzt haben wir über den Vorlagen-Designer in Excel und PowerPoint, die Nutzungsübersicht und die neuen Features für Outlook-Signaturen und "Automatische Antworten" berichtet. Seit Juni bis und mit dem letzten Update vor wenigen Tagen sind weitere Highlights dazugekommen:
- Vorlagen & Textbausteine können neu versioniert werden, um Änderungen besser nachzuvollziehen
- Textbausteine lassen sich gruppieren, um den Überblick zu behalten
- Texte in Bausteinen können vor dem Dokument-Erstellen geprüft und ggf. geändert werden
- Es stehen Text- und Folien-Bausteine für die Erstellung von Präsentationen zur Verfügung ("Textbausteine in PowerPoint")
Versionieren von Vorlagen und Textbausteinen
Ein seit längerem sehnlichst erwartetes Feature steht nun zur Verfügung: Vorlagen und Textbausteine lassen sich versionieren. Mit dieser Funktion können Änderungen zuerst im "Entwurfs-Modus" sorgfältig eingearbeitet und getestet werden. Sobald diese bereit für die produktive Verwendung sind, können sie vom Vorlagenadministrator veröffentlicht werden. Dies passiert dann entweder "sofort" oder zeitgesteuert an einem bliebigen Tag in der Zukunft.
In der Versionsübersicht wird die "Geschichte" der Vorlage oder des Bausteins angezeigt. Selbstverständlich lassen sich archivierte Versionen einsehen und bei Bedarf wiederherstellen. Damit lassen sich "Audit Trails" abbilden, die einen Nachweis über die Änderungsgeschichte einer Vorlage bzw. eines Formulars liefern können.
Bausteine gruppieren
Durch das Gruppieren von Textbausteinen können Sie mehr Struktur und Übersichtlichkeit in die optional auswählbaren Textbausteine bringen. Anstelle einer langen Liste sieht der Benutzer die definierten Gruppen und wählt dort die nötigen Textbausteine aus.
Die Gruppierung wirkt sich nicht nur auf die Erstellung von Dokumenten aus, sondern hilft auch, den Überblick in der Administration zu behalten. Die Bausteine lassen sich quasi in "Ordnern" ablegen, sodass zusammenbleibt, was zusammengehört.
Texte in Bausteinen vor dem Einfügen überarbeiten
Es kommt manchmal vor, dass ein umfangreicher Text vor dem Einfügen in das Dokument überarbeitet oder anderweitig geändert werden soll. Mit dem Änderungsmodus von Markdown-Textbausteinen lassen sich solche Fälle abdecken. Der Benutzer kann also vor der Dokumenterstellung den Text ändern, ergänzen, löschen oder formatieren. Das ist besonders hilfreich, wenn aus der Vorlage keine editierbare Word- oder PowerPoint-Datei generiert werden soll, sondern ein unveränderliches PDF.
Textbausteine für PowerPoint
Neu können auch Präsentationen basierend auf Bausteinen zusammengestellt werden. Diese Bausteine können entweder als PowerPoint-Folien* (*Feature noch nicht freigegeben) oder als reine Texte (im Markdown-Format) gestaltet werden.
Markdown-Textbausteine haben den Vorteil, dass sie sowohl für Word als auch für PowerPoint wiederverwendet werden können. Damit fallen weitere Redundanzen weg, falls sie beispielsweise ihre Angebots-Vorlage sowohl als Word- wie auch als PowerPoint generieren möchten. Die bereits bekannten Funktionen wie An-/Abwählen, Bearbeiten vor dem Erstellen (siehe oben), Platzhalter, usw. können selbstverständlich weiterhin genutzt werden.
Optimierungen für Platzhalter, Seriendruck und Berechtigungen
- In Word-Dateien können nun auch Platzhalter im Format "FORMTEXT" durch Docugate ersetzt werden. Dies ist vor allem für Felder praktisch, die mehr als 255 Zeichen an Inhalt fassen.
- Weiter stehen Inline-IF-Abfragen zur Verfügung, um beispielsweise Zeilen oder Präfixe (bei einer Telefonnummer) wegzulassen, falls kein Wert eingegeben wurde.
- Die durch den Seriendruck erstellten Dokumente lassen sich neu als TAR-Archiv direkt aus der Web-App herunterladen, damit sie z.B. als einzelne PDF-Dateien weiterverarbeitet werden können.
- Wenn beim Erstellen einer neuen Benutzergruppe eine übergeordnete Gruppe ausgewählt wurde, erbt die neue Gruppe die Berechtigungen.
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