Zuletzt haben wir über den Vorlagen-Designer in Excel und PowerPoint, die Nutzungsübersicht und die neuen Features für Outlook-Signaturen und "Automatische Antworten" berichtet. Seit Juni bis und mit dem letzten Update vor wenigen Tagen sind weitere Highlights dazugekommen:
- Vorlagen & Textbausteine können neu versioniert werden, um Änderungen besser nachzuvollziehen
- Textbausteine lassen sich gruppieren, um den Überblick zu behalten
- Texte in Bausteinen können vor dem Dokument-Erstellen geprüft und ggf. geändert werden
- Es stehen Text- und Folien-Bausteine für die Erstellung von Präsentationen zur Verfügung ("Textbausteine in PowerPoint")
Versionieren von Vorlagen und Textbausteinen
Ein seit längerem sehnlichst erwartetes Feature steht nun zur Verfügung: Vorlagen und Textbausteine lassen sich versionieren. Mit dieser Funktion können Änderungen zuerst im "Entwurfs-Modus" sorgfältig eingearbeitet und getestet werden. Sobald diese bereit für die produktive Verwendung sind, können sie vom Vorlagenadministrator veröffentlicht werden. Dies passiert dann entweder "sofort" oder zeitgesteuert an einem bliebigen Tag in der Zukunft.
In der Versionsübersicht wird die "Geschichte" der Vorlage oder des Bausteins angezeigt. Selbstverständlich lassen sich archivierte Versionen einsehen und bei Bedarf wiederherstellen. Damit lassen sich einerseits "Audit Trails" abbilden, die einen Nachweis über die Änderungsgeschichte einer Vorlage bzw. eines Formulars liefern können. Andererseits kann die zeitgesteuerte Freigabe z.B. auch für Marketing-Kampagnen via Outlook-Signaturen genutzt werden.
Bausteine gruppieren
Durch das Gruppieren von Textbausteinen können Sie mehr Struktur und Übersichtlichkeit in die optional auswählbaren Textbausteine bringen. Anstelle einer langen Liste sieht der Benutzer die definierten Gruppen und wählt dort die nötigen Textbausteine aus.
Die Gruppierung wirkt sich nicht nur auf die Erstellung von Dokumenten aus, sondern hilft auch, den Überblick in der Administration zu behalten. Die Bausteine lassen sich quasi in "Ordnern" ablegen, sodass zusammenbleibt, was zusammengehört.
Texte in Bausteinen vor dem Einfügen überarbeiten
Es kommt manchmal vor, dass ein umfangreicher Text vor dem Einfügen in das Dokument überarbeitet oder anderweitig geändert werden soll. Mit dem Änderungsmodus von Markdown-Textbausteinen lassen sich solche Fälle abdecken. Der Benutzer kann also vor der Dokumenterstellung den Text ändern, ergänzen, löschen oder formatieren. Das ist besonders hilfreich, wenn aus der Vorlage keine editierbare Word- oder PowerPoint-Datei generiert werden soll, sondern ein unveränderliches PDF.
Textbausteine für PowerPoint
Neu können auch Präsentationen basierend auf Bausteinen zusammengestellt werden. Diese Bausteine können entweder als PowerPoint-Folien* (*Feature noch nicht freigegeben) oder als reine Texte (im Markdown-Format) gestaltet werden.
Markdown-Textbausteine haben den Vorteil, dass sie sowohl für Word als auch für PowerPoint wiederverwendet werden können. Damit fallen weitere Redundanzen weg, falls sie beispielsweise ihre Angebots-Vorlage sowohl als Word- wie auch als PowerPoint generieren möchten. Die bereits bekannten Funktionen wie An-/Abwählen, Bearbeiten vor dem Erstellen (siehe oben), Platzhalter, usw. können selbstverständlich weiterhin genutzt werden.
Optimierungen für Platzhalter, Seriendruck, Auto-Replies und Berechtigungen
- In Word-Dateien können nun auch Platzhalter im Format "FORMTEXT" durch Docugate ersetzt werden. Dies ist vor allem für Felder praktisch, die mehr als 255 Zeichen an Inhalt fassen.
- Weiter stehen Inline-IF-Abfragen zur Verfügung, um beispielsweise Zeilen oder Präfixe (bei einer Telefonnummer) wegzulassen, falls kein Wert eingegeben wurde.
- Die durch den Seriendruck erstellten Dokumente lassen sich neu als TAR-Archiv direkt aus der Web-App herunterladen, damit sie z.B. als einzelne PDF-Dateien weiterverarbeitet werden können.
- Für den Outlook-Abwesenheitsassistenten können interne und externe Texte vorgegeben werden.
- Wenn beim Erstellen einer neuen Benutzergruppe eine übergeordnete Gruppe ausgewählt wurde, erbt die neue Gruppe die Berechtigungen.
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Versioning templates and text components
A long-awaited feature is now available: templates and text components can be versioned. With this function, changes can first be carefully incorporated and tested in “draft mode.” Once they are ready for productive use, they can be published by the template administrator. This can be done either “immediately” or scheduled for any day in the future.
The version overview displays the “history” of the template or building block. Archived versions can of course be viewed and restored if necessary. On the one hand, this allows audit trails to be displayed, which can provide evidence of the change history of a template or form. On the other hand, time-controlled release can also be used for marketing campaigns via Outlook signatures, for example.
Grouping components
By grouping text components, you can bring more structure and clarity to the optionally selectable text components. Instead of a long list, the user sees the defined groups and selects the necessary text components from there.
Grouping not only affects document creation, but also helps to maintain an overview in administration. The components can be stored in “folders,” so that everything that belongs together stays together.
Revise texts in components before inserting them
Sometimes, a long text needs to be revised or changed in some other way before it is inserted into the document. The change mode of Markdown text components can be used to cover such cases. This means that users can change, add to, delete, or format the text before creating the document. This is particularly helpful if the template is not to be used to generate an editable Word or PowerPoint file, but rather an unchangeable PDF.
Text components for PowerPoint
Presentations can now also be compiled based on components. These components can be designed either as PowerPoint slides* (*feature not yet released) or as plain text (in Markdown format).
Markdown text components have the advantage that they can be reused for both Word and PowerPoint. This eliminates further redundancies if, for example, you want to generate your quote template in both Word and PowerPoint. The familiar functions such as selecting/deselecting, editing before creating (see above), placeholders, etc. can of course still be used.
Optimizations for placeholders, mail merge, auto-replies, and permissions
- In Word files, placeholders in the “FORMTEXT” format can now also be replaced by Docugate. This is particularly useful for fields that contain more than 255 characters.
- Inline IF queries are also available, for example to omit lines or prefixes (in a telephone number) if no value has been entered.
- Documents created using mail merge can now be downloaded directly from the web app as a TAR archive so that they can be further processed as individual PDF files, for example.
- Internal and external texts can be specified for the Outlook Out of Office Assistant.
- If a parent group is selected when creating a new user group, the new group inherits the permissions.
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