Während das Sommerhalbjahr-Update viele neue Funktionen brachte (u.a. Versionierung von Vorlagen und Textbausteinen, Gruppieren von Bausteinen, Bausteine für PowerPoint), widmet sich das Herbst-Update vielen kleinen Optimierungen.
- Auto-Login in den Office-Add-ins
- Datumsfelder mit neuem Standard-Wert
- Vorlagen- und Textbaustein-Freigabe einschränken
- Masteransicht für geteilte Felder bei Dokumentprozessen mit mehreren Vorlagen/Formularen
Auto-Login in den Office-Add-ins
Bisher mussten die Mitarbeitenden bei der Verwendung der Add-ins "Vorlagendesigner", "Docugate" oder "Docugate E-Mail Signatures" durch die Eingabe des Mandanten einloggen. Dies entfällt seit kurzem. Docugate erkennt beim Login automatisch, welchem Mandant der Benutzer zugewiesen ist und meldet ihn ohne Zwischenschritt an.
Datumsfelder mit neuem Standardwert
Neu kann bei Datumsfeldern der Wert "Heute" als Standardwert definiert werden. Somit entfällt die Eingabe eines Datums, wenn das Dokument mit dem vorbelegten Wert "Heute" erstellt werden soll - und trotzdem bleibt das Datum für den Benutzer abänderbar.
Vorlagen- und Textbausteinfreigabe einschränken
Seit dem Sommer lassen sich Vorlagen und Textbausteine versionieren. Bisher konnten Vorlageneditoren neue Entwürfe von Vorlagen erstellen - und diese auch gleich selbst für alle freigeben.
Neu lässt sich die Freigabe einschränken. Somit kann die Berechtigung zum Veröffentlichen von Vorlagen und Textbausteinen jenen Benutzer zugewiesen werden, die für die Kontrolle und Freigabe zuständig sind. Häufig sieht der Prozess vor, dass eine Vorlage von einem Sachbearbeiter vorbereitet und später von der Verantwortlichen geprüft und freigegeben wird. Das lässt sich damit jetzt auch technisch steuern. Datum und Veröffentlichende Person werden dabei aufgezeichnet, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Masteransicht für Vorlagen-Sets
Nehmen wir an, zu einem Dokumentenerstellungsprozess gehören mehrere Vorlagen bzw. Formulare und Dokumente. Beispielsweise ein Vertrag und der dazugehörige Kurzbrief für den Postversand bei der Eröffnung eines Kundendossiers.
Name, Vorname und Adresse könnten Felder sein, die auf beiden Vorlagen eingegeben werden müssen, um sie auf allen Dokumenten abzudrucken. Um zu verhindern, dass ihre Benutzer in diese Felder mehrmals dasselbe eintippen müssen, können sie das Feld als "Masteransicht-Feld" definieren, sodass es in der Masteransicht angezeigt wird. Alle Werte der Masteransicht werden automatisch auch für alle zugehörigen Vorlagen, Formulare und Dokumente übernommen. Mehrfaches Eingeben entfällt.
Im obigen Beispiel wird das Feld "Vertragspartei" sowohl in den Vertrag als auch in den Kurzbrief als Adresse übernommen. Damit haben beide bzw. alle Formulare und Dokumente denselben konsistenten Inhalt.
Kontakt
Möchten Sie mit uns über die neuen Funktionen oder Details des Updates sprechen? Oder generell mehr über unsere Vorlagenmanagement- und Dokumentenerstellungslösung Docugate erfahren? Dann melden Sie sich ungeniert bei uns: Per E-Mail bei ihrem Ansprechpartner oder über das Kontaktformular.
Auto-login in the Office add-ins
Previously, employees had to log in by entering the tenant name when using the “Template Designer,” “Docugate,” or “Docugate E-Mail Signatures” add-ins. This is no longer necessary. When logging in, Docugate automatically recognizes which tenant the user is assigned to and logs them in without any additional steps.
Date fields with new Default
The value “Today” can now be defined as the default value for date fields. This eliminates the need to enter a date if the document is to be created with the default value “Today” - and the date can still be changed by the user.
Restricted publishing of Templates and Text Components
Since summer, templates and text modules can be versioned. Previously, template editors could create new drafts of templates - and immediately publish them for everyone.
Publishing can now be restricted. This means that the authorization to publish templates and text modules can be assigned to those users who are responsible for checking and approving them. The process often requires a template to be prepared by a staff member and then checked and approved by the manager. This can now be controlled technically. The date and the person who published the document are recorded to ensure traceability.
Master View for Template Sets
Let's assume that a document creation process involves several templates, forms, and documents. For example, a contract and the accompanying cover letter for mailing when opening a client account.
Last name, first name, and address could be fields that need to be entered on both templates in order to be printed on all documents. To prevent your users from having to type the same thing into these fields multiple times, you can define the field as a “master view field” so that it is displayed in the master view. All values in the master view are automatically transferred to all associated templates, forms, and documents. Multiple entries are no longer necessary.
In the example above, the “Contracting Party” field is included as the address in both the contract and the cover letter. This ensures that all forms and documents have the same consistent content.
Contact
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