Ein Arbeits- oder Zwischenzeugnis für einen Mitarbeitenden beinhaltet einerseits Standardtexte über die Firma, andererseits individuelle Texte z.B. abhängig von der Stelle, aber auch Informationen über den Mitarbeitenden wie z.B. das Eintritts- oder Austrittsdatum. Docugate ist prädestiniert, das Erstellen eines Zeugnisses einfacher zu machen. In diesem Blogpost lesen Sie, wie.
Der Inhalt eines Arbeitszeugnisses
Ein Arbeits- oder Zwischenzeugnis wird immer vom Vorgesetzten ausgestellt. Bei Firmen und Organisationen ist es meist so, dass die Personalabteilung ("HR") die initiale Erstellung eines Entwurfes vornimmt und der Vorgesetzte diesen anschliessend kontrolliert, anpasst und freigibt. Laut ch.ch müssen im Arbeitszeugnis folgend Punkte ausgeführt sein:
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Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
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Funktion und ausgeübte Tätigkeiten
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Stellenprozente
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Beurteilung der Qualität Ihrer Arbeit
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Beurteilung Ihres Verhaltens
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Grund für die Ausstellung des Arbeitszeugnisses (Kündigung, Wechsel der oder des Vorgesetzten, neue Funktion usw.)
Oft wird das Zeugnis ergänzt mit Informationen über die Firma oder das Team.
All diese Punkte lassen sich ideal als Eingabefelder und Standardtexte (Bausteine) vorbereiten:
- Datumsfelder für Beginn und Ende, evtl. ergänzt mit letztem Arbeitstag
- Textfeld oder Auswahlfeld für die Funktion
- Nummerfeld für die Stellenprozente
- Vorgefertigte Textbausteine für die Firmenbeschreibung, Tätigkeiten, Qualität der Arbeit, das Verhalten und den Ausstellungsgrund
So kann die wertvolle Zeit in den Inhalt und die Formulierung des Zeugnisses gesteckt werden, statt sich mit der formalen Erstellung und Formatierung des Word-Dokuments herumzuschlagen.
Ein Arbeitszeugnis mit Docugate erstellen
Eine Vorlage in Docugate besteht wie üblich aus Grundvorlage, Textbausteinen und Eingabefeldern. Das könnte bei der Erstellung dann so aussehen:
Natürlich darf auch die Auswahl der entsprechenden Muster-Bausteine nicht fehlen:
[Bild]
Nach der Erstellung liegt ihnen ein fast fertiges Arbeitszeugnis zur Bearbeitung in Word vor. Die Datumsfelder wurden richtig formatiert, Name und Jobbezeichnung im Zeugnis überall konsistent wiedergegeben und der Unterschriftenblock anhand der zuständigen Personalabteilung und dem Vorgesetzten eingefügt.
Auf dieser Basis kann nun das HR oder der Vorgesetzte das Arbeits- oder Zwischenzeugnis finalisieren.
Delegieren und gemeinsames Bearbeiten
Falls es bei ihnen eine Aufgabenteilung zwischen Personalabteilung und Vorgesetzten gibt, wird vermutlich das HR das Zeugnis "als Dokument" erstellen, der Vorgesetzte wird es finalisieren und im Anschluss durch das HR drucken lassen.
Das von Docugate erstellte Arbeitzeugnis-Word-Dokument kann beispielsweise in SharePoint, Teams oder OneDrive gespeichert und damit zwischen Personalabteilung und Vorgesetztem geteilt werden. Achten Sie dabei die Datenschutz-Bestimmungen ihres Unternehmens - ggf. indem Sie das Dokument klassifizieren. So arbeiten beide gemeinsam am selben Dokument und das mühsame Hin- und Her-Schicken von Dokumenten entfällt.
Altes Zeugnis kopieren und abändern?
Obwohl wir den Weg über die Neu-Erstellung statt Wiederverwenden von alten Zeugnissen besser und weniger fehleranfällig finden, kann Docugate auch beim Kopieren und Abändern helfen.
Ein Dokument, welches mit Docugate erstellt wurde, lässt sich in Word erneut über die Felder personalisieren. In der Docugate Taskpane können alle Werte, die ursprünglich eingegeben wurden (beispielsweise Firma, Name, Job usw.) abgeändert werden. So kann auch ein "altes" Zeugnis kopiert und auf einen neuen Mitarbeiter angepasst werden.
Trotzdem aufgepasst: Individuelle Formulierungen, die nicht über Docugate gesteuert werden, müssen auch manuell geprüft und ggf. korrigiert werden. Deshalb empfehlen wir, immer den Weg über ein neues Dokument zu wählen.
Fazit
Docugate unterstützt die Erstellung eines Arbeits- oder Zwischenzeugnisses optimal. Es werden zentral gespeicherte und damit immer aktuelle Standardtexte verwendet, was den Prozess vereinfacht und die Inhalte vereinheitlicht. Die Vorgabe von Beschreibungen zu unterschiedlichen Rollen verhindert, dass Vorgesetzte die Tätigkeit der Mitarbeitenden neu schreiben, sondern im Bedarfsfall einzig abändern müssen. Docugate verhindert auch den Super-GAU, dass in einem Zeugnis plötzlich Angaben über einen anderen Mitarbeiter geschrieben stehen.
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