Die individuelle Dokumentenausgabe stellt weiterhin eine große Herausforderung dar. Eine effiziente und kostensparende Umsetzung von vielfältigen, komplexen Anforderungen im Geschäftsprozess ist dadurch erschwert. Wir haben uns mit Docugate auf diesen komplexen Dokumentenerstellungsprozess fokussiert und spezialisiert. Docugate zeichnet sich durch die simple und nahtlose Integration in die Kernsysteme wie auch in Microsoft Office aus.
Flexibilität durch Schnittstellen und modularem Aufbau
Flexibilität dank Schnittstellen
Docugate lässt sich dank der standardisierten und erweiterten XML-Schnittstelle an sämtliche Drittsysteme anbinden. Komplexe Dokumente und Formulare aus Prozessen lassen sich mit verschiedenen Tools einfach realisieren und standardisieren. Zu diesen Tools gehören das "Process-Document-Module", der "Listen-Generator" und der "Barcode-Creator".
Automatisierte Erstellung
Der Dokumentenerstellungsprozess ist vollständig automatisiert. Mitarbeiter müssen nicht mehr manuell in das erstellte Dokument eingreifen. Dadurch werden CI/CD und Compliance sichergestellt. Zudem ist höchste Dokumentqualität garantiert. Docugate begleitet den Administrator bei der Bereitstellung der Vorlagen.
Vorlagen editierbar
Layouts und komplexe Formulare lassen sich mit dem «Formular-Designer» und der Microsoft Office Palette sehr einfach erstellen. Programmierkenntnisse sind für diese Funktionen nicht erforderlich.
Diese Unternehmen vertrauen auf Docugate
Vorteile von Docugate
Kosteneinsparung
durch massive Reduktion von Vorlagen
Durch die raffinierte Funktionskombination von Master-Templates und Textbausteinen werden nur noch sehr wenige Vorlagen benötigt. Diese werden an einem einzigen, zentralen Ort verwaltet, ohne jegliche Redundanz.
Unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden, Standorte und Abteilungen wird die Menge an Office-Vorlagen auf ein absolutes Minimum reduziert. Dies hat zur Folge, dass globale Änderungen oder Ergänzungen am Corporate Design nur an wenigen Mastervorlagen vorgenommen werden müssen.
Ressourcenreduktion
durch Verwendung von Standardinhalten
Standardinhalte wie Texte, Tabellen und Bilder verwaltet man in der integrierten Textbausteinverwaltung. Sie liegen im bekannten Format als einzelne Word- oder PowerPoint-Dokumente vor. Dadurch lassen sie sich einfach erstellen und bearbeiten.
Die Textbausteine integriert man über Master-Templates automatisch in alle definierten Vorlagen. Außerdem kann man Inhalte manuell an der Cursorposition in ein Dokument einfügen.
Anwenderfreundlich
durch hohe Usability & Microsoft Office Look-and-Feel
Docugate brilliert durch Einfachheit und Schnelligkeit.
Werden Vorlagen nicht direkt durch das Drittsystem angesteuert, findet der Anwender im «Docugate-Interface» alle Vorlagen der Unternehmung sofort. Die gesamte Dokumentenerstellung erfolgt selbsterklärend mit nur einem einzigen Dialog.
Das Front-End zeigt kontextsensitiv nur diejenigen Informationen und Eingabefelder, die der Anwender aktuell zur Erstellung des Dokuments benötigt. So wird die effiziente Dokumentenerstellung vollumfassend gewährleistet.
Docugate integriert sich perfekt in Microsoft Office. Unser «Ribbon» und die «Task Pane» sind im gewohnten «Look and Feel» von Microsoft Office gestaltet.
Dem Anwender werden Schnellfunktionen (Formatierungen, Logofunktionen, etc.) des täglichen Gebrauchs rasch und übersichtlich zur Verfügung gestellt. Ergänzungen am erstellten Dokument sind sehr einfach möglich.
Docugate Funktionen
Admin Tool
EINFACHE, ROLLENBASIERTE VERWALTUNG
Docugate bietet ein rollenbasiertes «Admin-Tool» zur Berechtigungsvergabe in der Lösung. Bestehende Berechtigungsgruppen lassen sich aus AD, LDAP und SQL übernehmen. Die Vergabe von Zugriffsberechtigungen ist sowohl für die Administration als auch für Anwender möglich. Sie betrifft jede Komponente und die gesamte Dokumentenerstellung.
Testmodus
ÜBERSICHTLICHE ÜBERPRÜFUNG
Mit dem integrierten Testmodus lassen sich neue oder geänderte Vorlagen vor der Freigabe übersichtlich prüfen. Der Aufbau einer physischen Testumgebung entfällt. Anschliessend lassen sich die Vorlagen einfach für die produktive Nutzung freigeben.
Formular Designer
EINFACHE UND SCHNELLE ERSTELLUNG VON VORLAGEN
Docugate ermöglicht es, Vorlagen mit Microsoft Office einfach und schnell zu erstellen und produktiv einzusetzen. Dafür bietet die Software einen Formular-Designer, eine One-Click-Configuration, ein Text Module Management und das Werkzeug Field-Dropper. Der Vorlagenadministrator benötigt dafür keine zusätzlichen Programmierkenntnisse.
